Datenschutzerklärung

In this Data Protection Statement, we are informing you about which personal data we collect in the context of your use of www.ecratum.com and for what purpose this data will be used. You can access this information at any time at https://www.ecratum.com/legal.

1. Verantwortliche Stelle/Kontakt

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

ecratum GmbH

Turmstraße 28 
D-10551 Berlin

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@ecratum.de

Please note: If you use ecratum as an employee for a company, then ecratum is a processor for this company. In that case, the respective company is responsible for the registration and processing of data uploaded by you for data processing. In that case, please also note that company’s data protection statement.

2. Gegenstand des Datenschutzes

The subject of data protection is personal data. According to Art. 4 Nr. 1 GDPR, this means any information relating to an identified or identifiable natural person; this includes e.g. names or identification numbers.

3. Erhebung und Verwendung Ihrer Daten

3.1 Automatisierte Datenerhebung

Beim Zugriff auf unsere Webseite übermittelt Ihr Endgerät aus technischen Gründen automatisch Daten. Folgende Daten werden getrennt von anderen Daten, die Sie unter Umständen an uns übermitteln, gespeichert:

  • Datum und Zeit des Zugriffs

  • Browsertyp / Version

  • verwendetes Betriebssystem

  • URL der zuvor besuchten Webseite

  • Menge der gesendeten Daten

Diese Daten werden ausschließlich aus technischen Gründen gespeichert und werden zu keinem Zeitpunkt einer bestimmten Person zugeordnet.

3.2 Anfragen

Wenn Sie uns per E-Mail oder Post Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus Ihrer Anfrage inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage gespeichert und genutzt. In der Regel speichern wir Ihre Anfrage für die regelmäßige Verjährungsfrist, d.h. drei Jahre ab dem Ende des Jahres ab dem Sie uns die Anfrage haben zukommen lassen, es sei denn, sie unterliegt gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder wird zur Wahrung, Durchsetzung oder Verteidigung gegen Ansprüche im konkreten Fall länger benötigt.

We collect this data in order to be able to accept and handle your query, Art. 6 (1) (b) GDPR.

3.3 Registrierung und Nutzung von ecratum oder relatico

Um die Customer- und Supplier-Management-Plattformen von ecratum nutzen zu können, können Sie sich registrieren. Alle Daten, die im Rahmen der Registrierung angegeben werden müssen, sind als solche gekennzeichnet. Alternativ können Sie als angesprochenes Unternehmen bestimmte angeforderte Daten auch ohne Registrierung bereitstellen bzw. angebotene Informationen einsehen oder downloaden. ​

Im Rahmen der Nutzung der Plattform können Sie zudem beliebige (personenbezogene) Daten hochladen, auf unseren Servern speichern und mit Dritten teilen.

We collect and process this data in order to be able to provide the account to you (Art. 6 (1) (b) GDPR). The data will be saved, unless you delete the account or the data that you uploaded to us, plus the retention time of our backup (see Section 10).

Please note: ecratum is also a communication tool and functions like email. If you share the data with third parties (e.g. suppliers), we save this shared data for the respective recipient also – similar to an email that is saved in the recipient’s inbox. Thus, the data shared by you remains available to the recipient – even if you delete your account for the data in your account.

4. Newsletter

Wir bieten kostenlose Newsletter an. Mit unserem Newsletter informieren wir Sie regelmäßig über generelle und branchen-, produkt- oder landesspezifische Aspekte unserer Lieferanten-Management-Lösung und Möglichkeiten der Optimierung des Lieferanten-Managements mit Hilfe unserer Produkte und Dienstleistungen, die in aller Regel für alle Nutzer der ecratum-Plattformen von hohem Interesse sind.

Außerdem informiert ecratum über die Nutzung von ecratum oder relatico durch Sie, die Summe Ihrer Kollegen und Ihre Lieferanten. Anonymisierte Kennzahlen geben Auskunft über die Performance von Ihnen, Ihrem Unternehmen sowie Ihren Lieferanten im Verhältnis zu anderen Usern, Unternehmen und Lieferanten. Newsletter mit den Nutzer- und Performance bezogenen Informationen erhalten Sie als Teil des Services nach Ihrer Registrierung automatisch via Email.

You may unsubscribe from the newsletter at any time at no charge. Each newsletter contains information about how you can unsubscribe with future effect. The collection and processing of your personal data takes place in this case in order to provide you with the newsletter as per your order, Art. 6 (1) (b GDPR.

5. Cookies

We save so-called “cookies” in order to offer you extensive functionality and to enable greater ease of use of our web pages. “Cookies” are small files that are saved on your computer using your Internet browser. If you do not want “cookies” to be used, then you can prevent “cookies” from being saved on your computer by changing the relevant settings in your Internet browser. Please note that the functionality and functional range of our offering can be thereby restricted.

Konkret verwenden wir die unter dem folgenden Link zu findenden Cookies: https://www.ecratum.de/legal/cookies

Wir verwenden Session Cookies für den technischen Betrieb der Webseite. Diese werden nach dem Schließen des Browsers gelöscht.

These cookies cannot identify you as a person. In each case, the use of cookies is justified on the basis of our legitimate interest in a needs-based design of our website and on the statistical evaluation of our website, and the fact that your legitimate interests do not override these, Art. 6 (1) (f) GDPR.

6. Google Analytics

We use Google Analytics, a web analysis service of Google LLC (“Google”). Google Analytics collects pseudonymous data from you about the use of our website, including your truncated IP address, and uses cookies. This data is transferred to a Google server located in the US and is saved there. Google uses this information to evaluate your use of the website for us, in order to prepare reports about the use of our website and to generate further analyses and evaluations associated with the use of our website and Internet usage. Google will also transfer this information to third parties if required by law or to the extent that third parties process this data on behalf of Google.

Google ist nach dem EU-U.S. Privacy Shield zertifiziert. Für die USA hat die Europäische Kommission mit Beschluss vom 12.7.2016 die Entscheidung getroffen, dass unter den Regelungen des EU-U.S. Privacy Shields ein angemessenes Datenschutzniveau existiert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen erhalten Sie unter https://www.privacyshield.gov.

Ihre Daten bleiben bei Google Analytics für einen Zeitraum von 14 Monaten gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht und lediglich aggregierte Statistiken vorgehalten.

You can find additional information about how Google uses your data in Google’s Data Protection Statement: https://www.google.com/policies/privacy/

Sie können Google Analytics mittels eines Browser Add-ons deaktivieren, wenn Sie die Webseitenanalyse nicht wünschen. Dieses können Sie hier runterladen: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de. You can also cancel the use of Google Analytics via the following link: 
https://www.ecratum.de/legal/cookies

The use of Google Analytics is on the basis of our legitimate interest in a needs-based design of our website, the statistical evaluation of our website, efficient marketing of our services and the fact that your legitimate interests do not override these, Art. 6 (1) (f) GDPR

7. HubSpot

Wir setzen auf unseren Webseiten zu Analysezwecken HubSpot ein, einen Dienst der HubSpot Inc., ein.

Hierbei handelt es sich um eine Online-Marketing-Software. Wir verwenden diese für unser E-Mail-Marketing (Newsletter sowie automatisierte Mailings, bspw. zur Bereitstellung von Downloads), Social Media Publishing und Analysen, Reporting, Kontaktmanagement (CRM), Landing Pages und Kontaktformulare.

Zur Reichweiten- und Conversion-Messung erhebt HubSpot für uns zudem pseudonyme Nutzungsstatistiken unserer Webseite auf Grundlage von Cookies. Sie können der Erhebung unter folgendem Link widersprechen: https://www.ecratum.de/legal/cookies

We use HubSpot on the basis of our legitimate interest in efficient marketing of our services and the fact that your legitimate interests do not override these, Art. 6 (1) (f) GDPR.

HubSpot processes data in the United States. There is no adequacy decision by the European Commission regarding the United States. However, HubSpot is certified under the EU – U.S. Privacy Shield Framework. Additional information is available under https://www.privacyshield.gov

Weitere Informationen zu der Datenverarbeitung von HubSpot finden Sie in der Datenschutzerklärung der HubSpot Inc., abzurufen unter: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

8. Automatisierte Einzelentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling

Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung oder Profiling.

9. Weitergabe von Daten

Grundsätzlich erfolgt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung nur in den nachfolgend genannten Fällen:

  • When it is necessary to clarify an unlawful use of our services or for prosecution, personal data will be sent to the law enforcement authorities and, if applicable, sent to injured third parties. However, this will occur only if there are concrete indications of unlawful or fraudulent conduct. A transfer can also occur if this is necessary to enforce terms of use or other agreements. We are also legally obligated to provide information upon request to specific public authorities such as law enforcement agencies, authorities that prosecute administrative offences which are subject to a fine, and the tax authorities. The transfer of this data occurs on the basis of our legitimate interest in combatting fraud, the prosecution of crimes and securing, asserting and enforcing claims and the fact that your rights and interests in the protection of your personal data do not override these, Art. 6 (1) (f) GDPR, or based on a statutory obligation pursuant to Art. 6 (1) (c) GDPR.

  • We are reliant on contractually bound third-party companies and external service providers (“Processors”) for the performance of the services. In such cases, personal data will be forwarded to these Processors for further processing. These Processors will be carefully selected by us and regularly monitored to ensure that your rights and freedoms are protected. The Processors may use the data solely for the purposes specified by us and shall furthermore be contractually obligated by us to handle your data solely in accordance with this Data Protection Statement and with the German data protection laws. Specifically, we use the Processors listed under https://www.ecratum.de/privacy/technical-providers The transfer of data to Processors is done on the basis of Art. 28 (1) GDPR, or alternatively on the basis of our legitimate interest in the economic and technical benefits associated with the use of specialized Processors and the fact that your rights and interests in the protection of your personal data do not override these, Art. 6 (1) (f) GDPR.

  • Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich die Struktur der ecratum GmbH wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochtergesellschaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder verkauft werden. Bei solchen Transaktionen werden die Kundeninformationen zusammen mit dem zu übertragenden Teil des Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den einschlägigen Datenschutzgesetzen erfolgt.

    Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass wir ein berechtigtes Interesse daran haben, unsere Unternehmensform den wirtschaftlichen und rechtlichen Gegebenheiten entsprechend bei Bedarf anzupassen und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nicht überwiegen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Löschung Ihrer Daten

Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Zwecke, für die wir sie nach den vorstehenden Ziffern erhoben oder verwendet haben, nicht mehr erforderlich sind. In der Regel speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Nutzungs- bzw. des Vertragsverhältnisses über die Webseite zzgl. eines angemessen Zeitraumes, in dem wir nach der Löschung Sicherungskopien aufbewahren, soweit diese Daten nicht aus gesetzlichen Gründen oder für die strafrechtliche Verfolgung oder zur Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden.

Soweit Daten aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, werden diese gesperrt. Die Daten stehen einer weiteren Verwendung dann nicht mehr zur Verfügung.

11. Ihre Rechte als Betroffener

11.1 Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns jederzeit auf Antrag eine Auskunft über die von uns verarbeiteten, Sie betreffenden personenbezogenen Daten im Umfang des Art. 15 DSGVO zu erhalten. Hierzu können Sie einen Antrag postalisch oder per E-Mail an die oben angegebene Adresse stellen.

11.2 Recht zur Berichtigung unrichtiger Daten

Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig sein sollten. Wenden Sie sich hierfür bitte an die oben angegebenen Kontaktadressen.

11.3 Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, unter den in Art. 17 DSGVO beschriebenen Voraussetzungen von uns die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Diese Voraussetzungen sehen insbesondere ein Löschungsrecht vor, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind sowie in Fällen der unrechtmäßigen Verarbeitung, des Vorliegens eines Widerspruchs oder des Bestehens einer Löschpflicht nach Unionsrecht oder dem Recht des Mitgliedstaates, dem wir unterliegen. Zum Zeitraum der Datenspeicherung siehe im Übrigen Ziffer 10 dieser Datenschutzerklärung. Um Ihr vorstehendes Recht geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an die oben angegebenen Kontaktadressen.

11.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO zu verlangen. Dieses Recht besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen dem Nutzer und uns umstritten ist, für die Dauer, welche die Überprüfung der Richtigkeit erfordert sowie im Fall, dass der Nutzer bei einem bestehenden Recht auf Löschung anstelle der Löschung eine eingeschränkte Verarbeitung verlangt; ferner für den Fall, dass die Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht länger erforderlich sind, der Nutzer sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt sowie wenn die erfolgreiche Ausübung eines Widerspruchs zwischen uns und dem Nutzer noch umstritten ist. Um Ihr vorstehendes Recht geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an die oben angegebenen Kontaktadressen.

11.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, von uns die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten. Um Ihr vorstehendes Recht geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an die oben angegebenen Kontaktadressen.

11.6 Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die u.a. aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einzulegen. Wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

11.7 Beschwerderecht

Sie haben ferner das Recht, sich bei Beschwerden an eine zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. Die für Berlin zuständige Aufsichtsbehörde ist etwa:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
 Friedrichstraße 
21910969 Berlin

mailbox@datenschutz-berlin.de

Eine Liste aller europäischen Datenschutzbehörden finden Sie hier (Englisch): http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

The current version of this Data Protection Statement is always accessible at  https://www.ecratum.com/legal.

Stand: 1. Oktober 2018